IBM Business Automation

Cenários/ Casos de Uso

• Processos de Aprovação: Automatização de fluxos de aprovação em áreas como compras, recursos humanos e gestão de contratos, etc..
• Atendimento ao Cliente: Criação de fluxos para suporte de pedidos de clientes, reclamações ou suporte técnico.
• Conformidade e Auditoria: Gestão de processos relacionados a requisitos regulatórios e auditorias.
• Gestão de Projetos Dinâmicos: Aplicação em projetos que exigem decisões contextuais e processos não lineares.
• Setor Financeiro (Bancos): No setor financeiro, o BAW é utilizado para agilizar processos de pagamentos, conformidade regulamentar, eficiência operacional e experiência do cliente.
• Saúde e Assistência Médica: O BAW é usado para coordenar fluxos de trabalho médicos complexos, como autorizações de tratamento e processos de reivindicação de seguros, garantindo um atendimento ao paciente mais eficiente.
• Qualidade: O BAW é usado para coordenar fluxos de trabalho com protocolos complexos, operacionalizando os processos e garantindo informação efetiva para a auditoria.
• Recursos Humanos: O BAW é usado para automatizar os processos de recrutamento, onboarding de novos colaboradores, gestão de documentação e outras atividades de RH.
• E-commerce: Para empresas de comércio eletrônico, o BAW melhora a eficiência dos processos de gestão de pedidos, desde a entrada do pedido até a entrega ao cliente.

Processamento de Documentos

Uma das oportunidades da digitalização de processos é o processamento automático de documentos, através da captura e classificação de dados não estruturados ou ocultos em documentos físicos.

Cada fonte de informação, ou documento, é única devido a diferenças de forma, utilizadores, fluxos de trabalho, ambientes e casos de uso. 

Há muitas desvantagens no processamento manual, incluindo altos custos e erros de utilizadores, tarefas repetidas e falta de escalabilidade e adaptabilidade. 

O processamento inteligente de documentos não apenas reduz o processamento manual e os erros, mas também extrai mais informações do conteúdo comercial, corrige dados incorretos, refine os dados e melhora os tempos de resposta, a segurança e a conformidade. 

A digitalização de documentos permite a conversão de texto e imagens em documentos eletrónicos, que podem ser facilmente pesquisados, inter-relacionados e utilizados para integração automática nos sistemas de informação.

IBM Datacap 

É uma solução de captura e processamento de dados projetada para ajudar as empresas a automatizar a extração de informações de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Utiliza tecnologias avançadas, como reconhecimento ótico de caracteres (OCR), inteligência artificial (IA) e aprendizagem de máquina, para identificar, classificar e extrair dados de documentos de forma eficiente e precisa.

o IBM Datacap é usado para simplificar a captura e o processamento de dados, economizando tempo e recursos, enquanto melhora a precisão e a eficiência nos processos baseados em documentos.

Principais Funcionalidades do IBM DATACAP:

• Captura de Dados:
  • Digitaliza documentos físicos e processa arquivos digitais, como PDFs, e-mails e imagens.
  • Suporta dispositivos como scanners e câmaras.

• Classificação Automática de Documentos:
  • Identifica automaticamente o tipo de documento (faturas, contratos, formulários, etc.) sem intervenção manual.
  • Usa algoritmos de aprendizagem de máquina para melhorar a precisão ao longo do tempo.

• Extração de Dados:
  • Extrai informações específicas de documentos, como nomes, números, datas e outros campos relevantes.
  • Suporte para extração de tabelas e dados complexos.

• Reconhecimento Avançado:
  • Tecnologias como OCR, ICR (reconhecimento inteligente de caracteres manuscritos) e OMR (reconhecimento de marcas óticas).
  • Reconhecimento de texto em várias línguas.

• Integração com Sistemas de Negócio:
  • Integração com sistemas como ERPs, CRMs e repositórios de conteúdo corporativo, incluindo IBM FileNet e IBM Content Manager.
  • Exporta dados extraídos para bancos de dados ou fluxos de trabalho automatizados.

• Processamento Inteligente:
  • Aplica validações, correções automáticas e regras de negócio durante o processamento.
  • Identifica erros ou inconsistências nos documentos para revisão manual.

• Segurança e Conformidade:
  • Garante que os dados capturados são protegidos durante o processamento.
  • Atende a requisitos de conformidade regulatória para arquivo e gestão de dados.

Casos de Uso 

• Processamento de Faturas:
  • Extração automática de informações como número da fatura, valores e datas de vencimento para alimentar sistemas de contas a pagar.
• Digitalização de Arquivo de Recursos Humanos:
  • Conversão de contratos, formulários de emprego e outros documentos em arquivos digitais estruturados.
• Automatização Bancária e Financeira:
  • Processamento de cheques, extratos bancários e documentos de clientes.
• Gestão de Saúde:
  • Extração de dados de formulários médicos, receitas e registos de pacientes.
• Compliance e Arquivo:
  • Digitalização e categorização de documentos legais e regulatórios para garantir conformidade.

Benefícios do IBM Datacap:

• Redução de Custos: Minimiza a necessidade de entrada manual de dados e reduz os erros associados.
• Velocidade e Eficiência: Processa grandes volumes de documentos rapidamente.
• Melhoria na Precisão: Utiliza IA e aprendizagem de máquina para melhorar a extração e classificação.
• Integração Facilitada: Integração fácil com sistemas empresariais, otimizando fluxos de trabalho existentes.
• Escalabilidade: Capaz de lidar com volumes crescentes de documentos em empresas em expansão.

O IBM Datacap e o IBM Business Automation Workflow (BAW) são ferramentas complementares dentro da Suite IBM Cloud Pak for Business Automation . Quando usadas em conjunto, oferecem uma solução integrada para a captura, processamento e automatização de fluxos de trabalho baseados em documentos, desde a digitalização até a execução de processos empresariais.

Como o IBM Datacap e o IBM BAW Trabalham em Conjunto:

• Entrada de Dados Automatizada (IBM Datacap):
  • O IBM Datacap captura e processa os dados de documentos físicos ou digitais (como faturas, contratos e formulários).
  • Classifica os documentos, extrai informações relevantes (usando OCR, IA e aprendizagem de máquina ou por leitura de QRCode) e valida os dados capturados.
  • Esses dados extraídos são enviados automaticamente para o IBM BAW.
• Automatização dos Fluxos de Trabalho (IBM BAW):

O IBM BAW utiliza os dados processados pelo Datacap para iniciar, gerir e monitorizar os processos empresariais. Exemplo: ao receber informações de uma fatura capturada, o BAW pode desencadear um fluxo de aprovação, notificando os responsáveis e registando as decisões.

Casos de Uso Combinados

1. Processamento de Faturas:
   • IBM Datacap: Digitaliza as faturas recebidas e extrai informações como número da fatura, valor, data de vencimento e fornecedor.
   • IBM BAW: Automatiza o fluxo de aprovação da fatura, verificando políticas de conformidade e notificando os departamentos relevantes.
2. Gestão de Contratos:
   • IBM Datacap: Identifica contratos recebidos, extrai dados como partes envolvidas e prazos e armazena as versões digitalizadas.
   • IBM BAW: Gera notificações para revisões, aprovações ou renovações, garantindo que as etapas sejam seguidas corretamente.
3. Onboarding de Clientes:
   • IBM Datacap: Digitaliza documentos como identificação, comprovativos de morada e formulários preenchidos.
   • IBM BAW: Orquestra o processo de onboarding, verificando os dados capturados, enviando notificações para diferentes departamentos e garantindo que o cliente seja registado corretamente.
4. Gestão de Reclamações:
   • IBM Datacap: Captura informações de formulários físicos ou digitais submetidos pelos clientes.
   • IBM BAW: Inicia um fluxo de análise e resolução, designando responsáveis e monitorizando os prazos de atendimento.

Benefícios da Integração

1. Redução de Tarefas Manuais:
   • O Datacap elimina a necessidade de digitar dados manualmente.
   • O BAW reduz a necessidade de acompanhamento manual dos processos.
2. Velocidade e Eficiência:
   • Processos que antes levavam dias ou semanas podem ser concluídos em horas.
   • A integração entre Datacap e BAW otimiza todo o ciclo, da captura de dados à conclusão do fluxo.
3. Precisão e Redução de Erros:
   • O Datacap utiliza IA para capturar dados com alta precisão.
   • O BAW aplica regras e validações para garantir que os processos sejam executados corretamente.
4. Conformidade e Auditoria:
   • Todos os documentos processados e os fluxos executados são registados, facilitando auditorias e garantindo conformidade regulatória.
5. Escalabilidade:
   • A combinação Datacap + BAW permite que as empresas lidem com volumes crescentes de documentos e processos sem comprometer a eficiência.

TEKDIGITAL

Baseado na Suite de Cloud Pak for Business Automation, desenvolvemos a Solução TEKDIGITAL, que combina inteligência artificial, automação de processos e tratamento documental para impulsionar eficiência, inovação e a transformação digital da sua empresa. 

O TEKDIGITAL é uma solução modular, tendo disponíveis os módulos:

• Procurement
• Aprovação documentos de fornecedor
• Despesas de colaboradores
• Processos RH (em definição)

O nosso objetivo é o seu crescimento com novos módulos que, utilizando a tecnologia IBM, implementem processos digitais empresariais  promovendo a eficiência e a transformação digital das Organizações. VAMOS FALAR?